RODO

Informacje ogólne - Administrator danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1−2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO − informujemy, że:

I. Administrator danych osobowych Madeline z siedzibą w 97-300 Piotrków Trybunalski uul. Nowy Świat 3, lok. 57, jesteśmy Administratorem Twoich danych osobowych. W skład jednej grupy współadministratorów mających jeden wspólny cel przetwarzania danych są następujące podmioty Sławomira i Magdaleny Misztelów – Madeline Sławomir Misztela, Madeline Magdalena Misztela, Wsparcie firm Sławomir i Magdalena Misztela, ul. Nowy Świat 3, lok. 57, 97-300 Piotrków Trybunalski, https://madelinestudiourody.pl (wspólnie jako Madeline)

II. Inspektor Ochrony Danych Z uwagi na brak takiej konieczności nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych.

III. Cele i podstawy przetwarzania Jako administrator będziemy przetwarzać Twoje dane: 1. w celu wykonania usług kosmetycznych i podologicznych na podstawie Twojej zgody (podstawa z art. 9 ust. 2 lit. a RODO): W każdej chwili przysługuje Ci prawo do wycofania zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych, ale cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem. (Jeśli kilka zgód dot. różnych celów przetwarzania, zgody te muszą zostać wyrażone osobno. Niedozwolone jest zbiorcze zbieranie zgód.) 2. w celu zawarcia umowy na podstawie Twojego zainteresowania naszą ofertą (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO); 3. w celu wykonania i na podstawie umowy, gdy ją zawarliśmy (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO); 4. w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); 5. w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego w tym interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO); 6. w celu badania satysfakcji klientów będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu określania jakości naszej obsługi oraz poziomu zadowolenia naszych klientów z produktów i usług (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a, f RODO); 7. w celu oferowania Ci przez nas produktów i usług bezpośrednio (marketing bezpośredni), w tym dobierania ich pod kątem Twoich potrzeb, czyli profilowania, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego w tym interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a, f RODO); 8. w celu oferowania Ci bezpośrednio (marketing bezpośredni) produktów i usług firm z nami współpracujących (naszych partnerów), np. w formie kuponów rabatowych, w tym dobierania ich pod kątem Twoich potrzeb, czyli profilowania, będącego realizacją prawnie uzasadnionego w tym interesu naszego i naszych partnerów (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a, f RODO);

IV. Prawo do sprzeciwu 1. W każdej chwili przysługuje Ci prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych opisanych powyżej. Przestaniemy przetwarzać Twoje dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do Twoich danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub Twoje dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 2. W każdej chwili przysługuje Ci prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego. Jeżeli skorzystasz z tego prawa – zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu.

V. Okres przechowywania danych 1. Twoje dane osobowe wynikające z zawarcia umowy będą przetwarzane przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez 3 lata od końca roku, w którym wygasła umowa, w tym 2 lata to najdłuższy możliwy okres przedawnienia roszczeń, dodatkowy rok jest na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili i problemów z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych dla umów kończących się w danym roku. 2. Jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy w ciągu 1 roku od złożenia Ci przez nas oferty, Twoje dane osobowe związane z rozmowami o tej umowie zostaną niezwłocznie usunięte z wyjątkiem danych potrzebnych do marketingu bezpośredniego. 3. Dane przetwarzane dla potrzeb marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług możemy przetwarzać do czasu, aż zgłosisz sprzeciw względem ich przetwarzania w tym celu lub ustalimy, że się zdezaktualizowały.

VI. Odbiorcy danych Twoje dane osobowe mogą zostać ujawnione: podmiotom z naszej grupy kapitałowej; naszym partnerom, czyli firmom, z którymi współpracujemy łącząc produkty lub usługi. Do Twoich danych mogą też mieć dostęp nasi podwykonawcy (podmioty przetwarzające), np. firmy księgowe, prawnicze, informatyczne, likwidatorzy szkód, wykonawcy usług w ramach likwidacji szkód, agencje marketingowe.

VII. Prawa osób, których dane dotyczą: Zgodnie z RODO, przysługuje Ci: a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii; b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych; c) prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych; d) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych; e) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

VIII. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych Podanie danych ma charakter dobrowolny, ale jest konieczne do zawarcia umowy.

IX. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji W procesie analizy ryzyka/wykonywania umowy podejmujemy decyzje w sposób zautomatyzowany, z uwzględnieniem profilowania, w oparciu o dane podane w formularzu. Decyzje te są podejmowane częściowo automatycznie w oparciu o modele scoringowe. Decyzje podejmowane w ten zautomatyzowany sposób nie mają wpływu na nic prócz propozycji marketingowych i handlowych. Profilowanie oznacza przetwarzanie danych osobowych polegające na wykorzystaniu Twoich danych osobowych do oceny niektórych Twoich cech, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących Twoich osobistych preferencji i zainteresowań. Podejmowanie decyzji w sposób zautomatyzowany do celów marketingu bezpośredniego odbywa się na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody.

SKRÓCONA POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Co to jest RODO? RODO to rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Co daje mi ta regulacja? RODO zapewnia Ci większą kontrolę nad Twoimi danymi i wiedzę o tym, co się z nimi dzieje. Od kiedy obowiązują zmiany? RODO stosujemy od 25.05.2018 r. Czy ja mam jakieś nowe obowiązki? W związku z wejściem RODO w życie, nic nie musisz robić. To my dostosowujemy się do nowych przepisów. RODO to nowe zasady ochrony danych osobowych, które wynikają z unijnego „Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych”. W naszych firmach Madeline Sławomir Misztela, Madeline Magdalena Misztela, Wsparcie firm Sławomir i Magdalena Misztela, doceniamy to, że europejski ustawodawca zdecydował się wydać RODO. Dzięki nowym przepisom wszyscy mamy większą kontrolę nad swoimi danymi i lepszą ich ochronę. Dodatkową korzyścią dla klientów jest to, że wszystkie usługi będą teraz świadczone – a nowe, rozwijane – w jeszcze bardziej transparentny sposób. Warto znać swoje prawa i zasady, na podstawie których różne podmioty i instytucje – w tym my – mogą przetwarzać dane osobowe.

POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w firmach Sławomira i Magdaleny Misztelów – Madeline Sławomir Misztela, Madeline Magdalena Misztela, Wsparcie firm Sławomir i Magdalena Misztela, ul. Nowy Świat 3, lok. 57, 97-300 Piotrków Trybunalski, https://madelinestudiourody.pl (dalej jako Madeline). Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

2. Polityka zawiera: a) opis zasad ochrony danych obowiązujących w Madeline; b) odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach);

3. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki są właściciele Madeline, Madeline powinna też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów Madeline z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Madeline.

4. Skróty i definicje: Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu. RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1). Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu. Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne. Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej. Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa. Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia. Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu. Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Madeline powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość, inny usługodawca wykonujący podzlecenia w ramach umowy). Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się. Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych. Madeline oznacza Madeline Sławomir Misztela, Madeline Magdalena Misztela, Wsparcie firm Sławomir i Magdalena Misztela, ul. Nowy Świat 3, lok. 57, 97-300 Piotrków Trybunalski, https://madelinestudiourody.pl

5.1. Filary ochrony danych osobowych w Madeline: (1) Legalność − Madeline dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem. (2) Bezpieczeństwo − Madeline zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie. (3) Prawa Jednostki − Madeline umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje. (4) Rozliczalność − Madeline dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.

5.2. Zasady ochrony danych Madeline przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad: (1) w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm); (2) rzetelnie i uczciwie (rzetelność); (3) w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność); (4) w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja); (5) nie więcej niż potrzeba (adekwatność); (6) z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość); (7) nie dłużej niż potrzeba (czasowość); (8) zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

5.3. System ochrony danych System ochrony danych osobowych w Madeline składa się z następujących elementów: 1) Inwentaryzacja danych. Madeline dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Madeline, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym: a) przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych” (dane wrażliwe); b) przypadków przetwarzania danych osób, których Madeline nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane); c) profilowania; d) współadministrowania danymi. 2) Rejestr. Madeline opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Madeline (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Madeline. 3) Podstawy prawne. Madeline zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym: a) utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość, b) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, c) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, d) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów. e) inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Madeline przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Madeline. 4) Obsługa praw jednostki. Madeline spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym: a) Obowiązki informacyjne. Madeline przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków. b) Możliwość wykonania żądań. Madeline weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających. c) Obsługa żądań. Madeline zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane. d) Zawiadamianie o naruszeniach. Madeline stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych. 5) Minimalizacja. Madeline posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym: a) zasady zarządzania adekwatnością danych; b) zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych; c) zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności; 6) Bezpieczeństwo. Madeline zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym: a) przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii; b) przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie; c) dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka; d) stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami. 7) Przetwarzający. Madeline posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Madeline, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia. 8) Eksport danych. Madeline posiada zasady weryfikacji, czy Madeline nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce. 9) Privacy by design. Madeline zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Madeline uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu. 10) Przetwarzanie transgraniczne. Madeline posiada zasady weryfikacji, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.

6. Inwentaryzacja 6.1. Dane wrażliwe Madeline identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych wrażliwych, Madeline postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie. 6.2. Dane niezidentyfikowane Madeline identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane. 6.3. Profilowanie Madeline identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych. 6.4. Współadministrowanie Madeline identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

7. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych 7.1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności. 7.2. Madeline prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe. 7.3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Madeline rozliczanie większości obowiązków ochrony danych. 7.4. W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Madeline uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Madeline odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Madeline, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych. 7.5. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Madeline rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.

8. Podstawy przetwarzania 8.1. Madeline dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania. 8.2. Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, uzasadniony cel Madeline) Madeline dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń. 8.3. Madeline wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.). 8.4. Kierownik komórki organizacyjnej Madeline ma obowiązek znać podstawy prawne, na jakich komórka przez niego kierowana dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes Madeline, kierownik komórki ma obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes Madeline.

9. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych 9.1. Madeline dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza. 9.2. Madeline ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej https://madelinestudiourody.pl informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Madeline, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z Madeline w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp. 9.3. Madeline dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób. 9.4. Madeline wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych. 9.5. W celu realizacji praw jednostki Madeline zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Madeline, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany, 9.6. Madeline dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

10. Obowiązki informacyjne 10.1. Madeline określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych. 10.2. Madeline informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby. 10.3. Madeline informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby. 10.4. Madeline informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej. 10.5. Madeline określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym). 10.6. Madeline informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych. 10.7. Madeline informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. 10.8. Madeline informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe). 10.9. Madeline informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą. 10.10. Madeline bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

11. Żądania osób 11.1. Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Madeline wprowadza ochronę praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Madeline może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu. 11.2. Nieprzetwarzanie. Madeline informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw. 11.3. Odmowa. Madeline informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych. 11.4. Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Madeline informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Madeline nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych. 11.5. Kopie danych. Na żądanie Madeline wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Madeline wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych. 11.6. Sprostowanie danych. Madeline dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Madeline ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Madeline informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby. 11.7. Uzupełnienie danych. Madeline uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Madeline ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Madeline nie musi przetwarzać danych, które są Madeline zbędne). Madeline może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Madeline procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne. 11.8. Usunięcie danych. Na żądanie osoby, Madeline usuwa dane, gdy: (1) dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach, (2) zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania, (3) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych, (4) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem, (5) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego, (6) żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej). Madeline określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO. Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Madeline, Madeline podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. W przypadku usunięcia danych Madeline informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby. 11.9. Ograniczenie przetwarzania. Madeline dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy: a) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość, b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania, c) Madeline nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Madeline zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu. W trakcie ograniczenia przetwarzania Madeline przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Madeline informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Madeline informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby. 11.10. Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Madeline w oparciu o uzasadniony interes Madeline, Madeline uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Madeline ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 11.11. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Madeline na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Madeline uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.

12. MINIMALIZACJA Madeline dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych. 12.1. Minimalizacja zakresu Madeline zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO. Madeline dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok. 12.2. Minimalizacja dostępu Madeline stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe). Madeline stosuje kontrolę dostępu fizycznego. Madeline dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających. Madeline dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok. 12.3. Minimalizacja czasu Madeline wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Madeline, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów Madeline, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Madeline.

13. BEZPIECZEŃSTWO Madeline zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Madeline. 13.1. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa Madeline przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu: (1) Madeline zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych. (2) Madeline kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają. (3) Madeline przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Madeline analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. (4) Madeline ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Madeline ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście jak: (i) pseudonimizacja, (ii) szyfrowanie danych osobowych, (iii) inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania, (iv) środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego. 13.2. Oceny skutków dla ochrony danych Madeline dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie. Madeline stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w Madeline. 13.3. Środki bezpieczeństwa Madeline stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Madeline. 13.4. Zgłaszanie naruszeń Madeline stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

14. PRZETWARZAJĄCY Madeline posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Madeline opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Madeline. Madeline przyjęła minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące Załącznik nr 2 do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”. Madeline rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych.

15. EKSPORT DANYCH Madeline rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia). Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadow IT), Madeline okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.

16. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI Madeline zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania. W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Madeline odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowania bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.